fbpx

על ניהול, מעקב, מדידה והערכה של תכניות ופרויקטים חברתיים בעזרת Salesforce

בעוד בעבר נדרש רק סיפור טוב ומרגש לטובת גיוס מוצלח של תורמים, תרומות ומענקים, המציאות הפילנתרופית בארץ ובעולם מזמנת אתגר לא קטן. מרבית העמותות פועלות בסביבה מורכבת, תחרותית ומאתגרת הדורשת מהן לנהל ולמדוד את הפרויקטים והתוכניות חברתיות אותן הן מפעילות בצורה מדויקת ויעילה.
המפתח להצלחה בהקשר זה טמון בניהול נכון של מידע, מדידה והערכה אפקטיבית של ההשפעה החברתית. מערכת Salesforce, בדגש על חבילת NPSP -Nonprofit Success Pack ואפליקצית Program Management Module , מעניקות לעמותות כלים טכנולוגיים מתקדמים וחדשניים המאפשרים לעמותות לנהל, ולנטר, למדוד ולהעריך את תוכניותיהן בצורה מיטבית. 

עמותות בישראל כגון נתיב בטוח, מתנת חיים, עזרא, חיבוק ראשון, האוניברסיטה העברית, העמותה לקרדיולוגיה ועוד מאות עמותות , הן רק חלק מהארגונים אשר בסיוע חברת ROI-Clouds עושים שימוש בכלים אלה להשגת תוצאות מדידות בשטח. בנוסף, חברת ROI-Clouds המתמחה ביישום מערכות Salesforce לעמותות בישראל מציעה תוכניות ליווי מותאם אישית לעמותות בכל שלבי התכנון, אפיון, יישום, הטמעה וניהול המדידה והערכה החברתית.

במאמר זה נפרט כיצד Salesforce בשילוב עם מומחיותה של ROI-Clouds בתחומי מדידה והערכה יכולות לסייע לעמותות בישראל ובכלל להשיג את מטרותיהן החברתיות.

 5 המלצות מעשיות למדידת תכניות והשפעה חברתית בעמותות

  1. ריכוז ואינטגרציה של נתוני פעילות  

מערכות CRM, ובמיוחד Salesforce, מאפשרות לעמותות לרכז ולהנגיש נתונים ממגוון רחב של מקורות: תרומות, התנדבות, מעורבות קהילתית, השתתפות בתכניות, נוכחות, ציונים, נשירה ושירותים המוצעים למוטבים. כל המידע מרוכז בפלטפורמה מרכזית אחת, מה שמאפשר לעמותה לבצע ניתוחים מעמיקים, לבנות תמונה מקיפה של השפעתה החברתית ולמדוד תוצאות מדויקות. בנוסף, באמצעות יכולות האינטגרציה (ממשקים) של Salesforce עם מערכות חיצוניות, ניתן להוסיף נתונים מהמדיה החברתית, מערכות אחרות, סקרים ושאלונים, ולחברם למערכת לצורך ניתוח הוליסטי.

  1. מעקב אחר לוגיקות ותוצאות ארוכות טווח  

במערכת Salesforce, עמותות יכולות להגדיר לוגיקות עבור תכניות חברתיות המבוססות על מטרות ותוצאות רצויות. המערכת מאפשרת לעקוב אחר התקדמות הפרויקטים, תוך שימוש במודולים כמו ה-Nonprofit Success Pack (NPSP), כלי לניהול תכניות חברתיות ותוצאות מדידות. כלי זה מאפשר להגדיר יעדים ספציפיים לתוכניות ולמדוד התקדמות לאורך זמן, וכך לעקוב אחר ההשפעה של פעילות מסוימת על מוטבים ועל החברה כולה, הן בטווח הקצר והן בטווח הארוך.

  1. שימוש בלוחות מחוונים ודיווחים מותאמים אישית  

אחד הכלים המשמעותיים של Salesforce למדידה והערכת השפעה חברתית הינו לוחות המחוונים שהינם ייצוג ויזואלי של דוחות ב Salesforce. בעזרת כלי הדוחות של Salesforce, עמותות יכולות לבנות ולערוך דוחות מותאמים אישית המתמקדים במדדים קריטיים להערכת ההשפעה, כמו כמות מוטבים שנעזרו, נשירה, נוכחות במפגשים, שינויים במדדי איכות חיים, נתוני בוגרים ומידת מעורבותם של תורמים ומתנדבים לאורך זמן. לוחות המחוונים מציגים בזמן אמת את הנתונים אשר נאספים, ומאפשרים לעמותות לבצע ניתוחים תוך-כדי תנועה, ולבצע שיפורים בתכניות על פי תוצאות בפועל.

  1. הצגה ושיקוף נתונים לשותפים, תורמים ובעלי עניין נוספים בעמותה

מערכת Salesforce מקלה על עמותות לשתף מידע עם תורמים, שותפים וגורמים חיצוניים, דבר המאפשר הצגה שקופה וברורה של ההשפעה החברתית. בעזרת כלים כגון Community Cloud או Digital Experience (לניהול פורטלים) וגם ייצוא פשוט ואוטומטי של הדוחות,  העמותה יכולה לספק מידע בזמן אמת על התקדמות התכניות וההשפעה שלהן, וכך לשמור על רמה גבוהה של אמון ושקיפות מול שותפים ותורמים. השותפים יכולים גם להציע משוב לטובת סיוע בתכנון תכניות לעתיד, על סמך נתונים מדויקים.

  1. שימוש בבינה מלאכותית (AI) להערכת השפעה חברתית  

Salesforce מציעה כלים מבוססי AI כמו Einstein Analytics ומערכת BI המאפשרים לנתח כמויות גדולות של נתונים במהירות, לזהות מגמות, ולהבין כיצד תכניות שונות משפיעות על קהלי יעד שונים. יכולות אלו מאפשרות לעמותות לבצע תחזיות מדויקות יותר, להבין את הסיבות למגמות ולהתמקד בשיפור תכניות שנמצאו יעילות במיוחד. כמו כן, הבינה המלאכותית מסייעת בזיהוי דפוסים של השפעה שלילית או לא צפויה, דבר שיכול להתריע על הצורך בשינוי מהיר בתכנית.

שלבים מהותיים במדידה והערכה של תכניות והשפעה חברתית

  1. הגדרת מדדי ביצוע קריטיים (KPIs) מותאמים לתכנית  

לפני שמתחילים במדידה, יש להגדיר מדדי ביצוע קריטיים (KPIs) אשר משקפים את מטרות התכנית וההצלחה המצופה. מדדים אלו יכולים לכלול שיפור באיכות חיים של מוטבים, כמות המוטבים שמשתתפים בתכנית, או מעורבות מוגברת של קהילה. המדדים חייבים להיות מדידים וברורים, וניתנים למעקב במערכת CRM.

  1. יישום תהליך איסוף נתונים שיטתי ומובנה  

ללא נתונים, לא ניתן לבצע מדידה אפקטיבית. יש לוודא שכל הפעולות, מעורבות  העובדים, המתנדבים, וכמובן המוטבים (לקוחות העמותה) מתועדות במערכת. כלים כגון חבילת NPSP ב-Salesforce מאפשרים לעמותות להגדיר תבניות מובנות לאיסוף נתונים כגון סקרים, דוחות, משובים, מדידה לפני לפני, במהלך ואחרי ההתערבות יוכלו לסייע לכם לאסוף ולנהל את המידע על איכות התכניות והפרויקטים החברתיים אותם אתם מספקים למוטבים שלכם , במידה ואכן הבטחתם שכל המידע מוזן ומוזרם בצורה אחידה למערכת.

  1. שימוש בפלטפורמת דשבורדים לצורך מעקב אחר התקדמות  

כדי להבין בזמן אמת את ההשפעה של התכנית, יש לבנות לוחות מחוונים המתעדכנים באופן שוטף ומציגים את התקדמות התוכניות השונות. לוחות המחוונים צריכים לכלול מדדים ליבה כמו כמות מוטבים, שינויים לאורך זמן, ומעורבות קהילתית אך לא פחות מדדים המסבירים את מדדי הליבה. אלו יאפשרו קבלת החלטות מהירה ומבוססת נתונים.

  1. הכשרה של הצוות לשימוש במערכות CRM ואיסוף נתונים  

הכשרת הצוותים בעמותה לשימוש נכון במערכת Salesforce הינה קריטית. יש לוודא שהצוות יודע כיצד לאסוף נתונים, להזין אותם בצורה נכונה, ולהשתמש בלוחות מחוונים ובדוחות לצורך הבנת השפעת התכנית. הכשרות וסדנאות פנים-ארגוניות יכולות לשפר משמעותית את איכות הנתונים והניתוחים.

  1. ביצוע הערכות תקופתיות על סמך הנתונים שנאספו  

לאחר תקופה מסוימת של פעילות, יש לבצע הערכות השפעה מסודרות על בסיס הנתונים שנאספו. הערכות אלו צריכות להיעשות על בסיס דוחות מפורטים מהמשרד ובשיתוף שותפים פנימיים חיצוניים, כדי להבין את ההשפעה האמיתית של הפעילויות, והיכן יש מקום לשיפור.

דוגמאות מישראל למינוף מערכת Salesforce לניהול, מעקב, מדידה והערכה ע״י עמותות

  1. ניהול פרויקטים חברתיים בעמותות בישראל: 

עמותת עזרא משתמשת במערכת Salesforce מזה שנים רבות לניהול פרויקטים חברתיים אותם היא מפעילה כמו גם לניהול מערך המתנדבים וההתנדבות בארגון.
מערכת ה Salesforce שפותחה לעמותה מאפשרת לנהל את אלפי מתנדביה, לתעד את חלוקת המשאבים, ולעקוב אחר נתוני ההתנדבות והשפעת הפרויקטים והמתנדבים בזמן אמת. 

  1. מעקב וניהול פניות במרכזי נפגעות אלימות מינית והמרכז לנפגעי כתות  

מרכזי נפגעות אלימות מינית בירושלים, חיפה ותל אביב כמו גם העמותה לנפגעי כתות בישראל, משתמשות במערכת Salesforce לניהול פניות הנפגעים והנפגעות כמו גם לניהול תכניות סיוע וליווי.
באמצעות הכלים שפותחו עבור העמותות, מתאפשרת בידי העמותות לנהל, לעקוב, למדוד ולהעריך אלפי פניות ומקרים של ליווי תמיכה אישית בנפגעים ובנפגעות בצורה מדויקת על התקדמות כל מקרה ומקרה. היכולת לבצע מעקב אחר התוצאות ולדווח עליהן מסייעת בייעול פעילותה כמו גם סייעה לא מעט לשיפור תהליכי קבלת החלטות מבוססות נתונים.  

  1. חב״ד בקמפוס – ניהול תכניות, אירועים ופעילויות

עמותת חב״ד בקמפוס מסתייעת במערכת Salesforce לניהול כל התוכניות והאירועים בהובלת שליחי חב״ד בכל הקמפוסים לרבות תכנון, ניהול ומדידת מדדים משמעותיים של אירועים חד פעמיים וחוזרים, דיווחי שליחי חב״ד, ניהול תקציבי קופות שליחים, השפעת גרעינים משימתיים ועוד. 

  1. מדידת תפוקות והצלחות בעמותת זיכרון מנחם

עמותת זיכרון מנחם, המספקת תמיכה למשפחות ילדים חולי סרטן, נעזרת ב-Salesforce לניהול התוכניות והפרויקטים החברתיים שלה. בעזרת המערכת, העמותה עוקבת אחר מספר המשפחות המקבלות תמיכה, מפיקה דוחות מותאמים אישית המציגים את השפעת הפרויקטים החברתיים שלה על המשפחות ומאפשרת לה לתעדף את המשאבים שלה בצורה טובה יותר. המערכת סייעה לעמותה להגדיל את מספר המשפחות המקבלות תמיכה ב-10% בשנת 2023.

  1. הטמעת מודלים לוגיים לניהול תוכניות מורכבות

עמותות רבות משתמשות במודלים לוגיים כדי לתכנן את התוכניות שלהן בצורה מושכלת ומנוהלת. עמותת אחריי-נוער מוביל שינוי ו Skills volunteers for Israel בסיוע ROI-Clouds מטמיעות בימים אלו מודלים לוגיים למדידה והערכה בתוך מערכת Salesforce, ובכך לייעל את תהליכי הניהול, ניטור, מעקב, מדידה והערכת התוכניות החברתיות אותן היא מפעילה. 

  1. דוחות ולוחות מחוונים (Dashboards): הצגת נתונים לתורמים ולשותפים

Salesforce מספקת כלים עוצמתיים לדיווח שקוף ויעיל לעמותות המעוניינות לחזק את הקשר עם תורמיהם ובעלי עניין נוספים (ועד מנהל, שותפים וכדו׳). כלים אלו מתבטאים בדוחות ולוחות מחוונים בהתאמה אישית, המסייעים להגדלת השקיפות והאמון מול תורמים ובעלי עניין נוספים. ROI-Clouds מתמחה ביצירת דוחות המאפשרים לעמותות להציג את השפעתן החברתית בצורה ברורה ומדויקת. דוגמא מובהקת הינה עמותת מתנת חיים  אשר עושה שימוש יעיל בדוחות ולוחות מחוונים לטובת מעקב, ייעול תהליכים ודיווח לבעלי עניין שונים.

  1. תכנון לטווח ארוך עם Salesforce: חיזוק היציבות הארגונית

עמותות רבות מתקשות בתכנון תוכניות ארוכות טווח. Salesforce מסייעת לארגונים חברתיים לתכנן את פעילותם בצורה חכמה יותר, תוך ניהול יעיל של תקציבים ומשאבים על פני שנים. לדוגמה, עמותת קרן אברהם נעזרת ב Salesforce לניהול כל התוכניות החינוכיות שלה בצורה שמבוססת על תחזיות ארוכות טווח.

  1. מדידת השפעה חברתית: יצירת שקיפות להצלחת התוכנית

כדי להצליח בעידן הנתונים, עמותות נדרשות למדוד את השפעתן בצורה מדויקת ושקופה. עמותות כמו עמותת נתיב בטוח משתמשת ב-Salesforce כדי למדוד ולהציג את ההשפעה החברתית שלהן לרבות דיווחי עבירות, טיפול בעבירות וכדו׳ לטובת שקיפות מלאה מול בעלי העניין השונים (משטרת ישראל, המשרד הממונה, מתנדבים, עובדים, מבצעי העבירה וכדו׳)

  1. שיפור שיטות העבודה בניהול מתנדבים

ROI-Clouds מסייעת לעמותות רבות לשפר את תהליכי ניהול המתנדבים שלהן באמצעות Salesforce. לדוגמה, עמותת בית OneDay מפתחת בימים אלו מערכת בשילוב פורטל מתנדבים לניהול אלפי המתנדבים שלה, תוך מעקב אחר זמינות, דיווחים, מעורבות וביצועים. השימוש במערכת יסייע לארגון להגדיל את  10% מעורבות המתנדבים ולשיפור בתהליכי גיוס מתנדבים חדשים.

  1. תהליך הטמעה מותאם אישית של ROI-Clouds

אחד היתרונות של ROI-Clouds הוא התאמת תהליך ההטמעה לכל עמותה, תוך הבנה מעמיקה של הצרכים והאתגרים הייחודיים של כל ארגון. תומר טבריה והצוות שלו מלווים את העמותות לאורך כל התהליך, החל משלב ההגדרה הראשונית, דרך פיתוח מותאם ועד לתמיכה שוטפת לאחר ההטמעה. דוגמה לכך היא אחריי – נוער מוביל שינוי, שקיבלה תמיכה מלאה מצוות ROI-Clouds בתהליך תכנון אסטרטגי של מערך המדידה וההערכה, אפיון מערכת Salesforce לטובת ניהול יעיל וקבלת החלטות מבוססות נתונים באמצעות דוחות ולוחות מחוונים מתקדמים.  

לסיכום

Salesforce ו-ROI-Clouds מספקות לעמותות בישראל את הכלים המתקדמים ביותר לניהול, מעקב, ניטור, מדידה והערכה של תוכניות ופרויקטים חברתיים בצורה חכמה ואפקטיבית. דוגמאות מעמותות כגון בית איזי שפירא, עזרא, Skills for Volunteers, מתנת חיים, OneDay, עמותת עזרא ועוד, ממחישות כיצד שימוש במערכות אלו מאפשר לעמותות להגדיל את ההשפעה החברתית שלהן, לשפר את תהליכי העבודה ולגייס יותר משאבים.
בעזרת ההטמעה המותאמת אישית של ROI-Clouds, עמותות זוכות ליכולת למדוד את תוצאותיהן, לנהל את המשאבים בצורה יעילה וליצור שקיפות מול תורמים ובעלי עניין. השימוש בכלים אלה מאפשר לעמותות בישראל להוביל לשינוי חברתי מהותי ולחזק את יציבותן לאורך זמן.

תוכן עניינים

שתף מאמר: 

התקדמות

הירשם לניוזלטר החודשי שלנו עם טיפים וטריקים ל-Salesforce

לפגישת ייעוץ חינם

מלאו את הטופס למטה ואנו ניצור עמכם קשר בקרוב.
פרטי קשר
אנו מעוניינים ב (ניתו לסמן יותר מאפשרות אחת)
בחירת אפשרויות נוספות עבור הטמעה/שדרוג מערכת Salesforce
יש קובץ דרישות/ איפיון קודם?

צור קשר

מלאו את הטופס ואנו ניצור עמכם קשר

פרטי קשר
אנו מעוניינים ב (ניתו לסמן יותר מאפשרות אחת)
בחירת אפשרויות נוספות עבור הטמעה/שדרוג מערכת Salesforce
יש קובץ דרישות/ איפיון קודם?