לא מעט מלקוחותינו הכוללים הן עמותות והן מוסדות להשכלה רבות פנו אלינו לאחר שכבר בחרו לאמץ את מערכת סיילספורס, חלקם אפילו סיימו תהליך הטמעה אך למעשה אימוץ המערכת ע״י הההנלה והמשתמשים שואף לאפס.
המשותף לרב ארגונים אלו נבע מהעובדה שהם קפצו על המציאה של 10 הרשיונות חינם הניתנות לעמותות ע״י חברת Salesforce אך מטעמים תקציביים רובן מצאו לנכון להטמיע את המערכת עם המשאבים המעטים אשר עמדו לרשותכן ומציאת הפתרון הכי זול/זמין לאותה תקופה. בין אם מדובר בשותף שאינו מתמחה בחבילת Nonprofit Cloud, סטודנטים ללא ניסיון ולפעמים אפילו מתנדבים מקסימים המוסמכים לעבוד עם Salesforce אבל חסרי הסמכה או ניסיון בחבילת Nonprofit Cloud המותאמת לעמותות.
גילוי נאות – גם עבדכם הנאמן היה באותה סיטואציה לפני 12 שנה ולמזלי מצאתי מתנדב מדהים שכבר הגיע עם ניסיון בתחום העמותות ולימים הפך לאחד מחבריי הטובים.
אימוץ נמוך של המערכת (Adoption) בהצלחה ע״י המשתמשים עשוי לנבוע ממספר סיבות:
א. התכנון ואפיון ארכיטקורת המערכת לא נבנו בהתאם לתהליכים העסקיים שהעמותה אמורה לנהל במערכת.
ב. המערכת לא תוכננה כך שתאפשר הרחבה לפונקציונאליות נוספות בעתיד (Scalbility).
ג. מרבית הצוות לא עברו הדרכות לשימוש Best Practice במערכת לאחר הטמעתה.
ד. המשתמשים חשים שהם נאלצים לעבוד עבור המערכת במקום שהמערכת תעבוד עבורם עבורם.
ה. ״חילופי גברא״ – משמע העובד/ת או המתנדב/ת שהיו אחראים על ניהול המערכת עזבו או מאידך מנהל/ת בכיר/ה התחלפו אך אלו היו כבר שבויים של מערכת אחרת או עדיין התקשו לא היו מוכנים מוכן מגליונות האקסל.
ה. חלקן של העמותות אף נמצא בצומת לא פשוטה. האם לעבור ל LIGHTNING ועל הדרך לשפר את מה שכבר מוטמע בכדי לקבל יותר ערך מהמערכת או שמדובר בהזדמנות להכניס עוד שימושים/ניהול תהליכים/מתנדבים/תכניות/תרומות וכדו'.
הגדלת אימוץ המשתמשים של מערכת Salesforce כרוכה בשילוב של תקשורת יעילה, הדרכה ותמיכה מתמשכת. להלן כמה המלצות להגברת אימוץ המשתמשים:
תקשורת בהירה
בתום הטמעת המערכת או בקליטת עובד/ת חדשים, מומלץ לתקשר לעובד/ת את היתרונות הרבים של השימוש ב-Salesforce באופן ברור בדגש על האופן בו היא מייעלת תהליכים, משפרת יעילות ומסייעת בהשגת יעדים ארגוניים.
מומלץ ליצור חזון משכנע לשימוש ב-Salesforce בארגונכם, תוך הדגשת תפקיד החזון בהנעת הצלחה אימוץ המערכת.
הדרכה מותאמת אישית
מומלץ לפתח תוכניות הדרכה מותאמות המבוססות על התפקידים והאחריות של המשתמשים.
לצוותים שונים עשויים להיות צרכים שונים ומקרי שימוש שונים.
הציעו מגוון פורמטים של הדרכה, כגון מפגשים אישיים, סמינרים מקוונים, הדרכות וידאו ותיעוד, כדי להתאים להעדפות למידה שונות.
צרו חומרי הדרכה מרתקים וידידותיים למשתמש המתמקדים בתרחישים מעשיים ובדוגמאות מהחיים האמיתיים.
השתמשו בתרגילים מעשיים ובאלמנטים אינטראקטיביים כדי להפוך את האימונים למהנים ויעילים יותר.
הציעו מפגשי רענון תקופתיים כדי לעדכן את המשתמשים בתכונות חדשות, שיטות עבודה מומלצות וכל עדכונים לפלטפורמת Salesforce.
תמיכת משתמשים ומשאבים
ספקו תמיכה שוטפת באמצעות שותף סיילספורס או צוות פנימי ייעודי. וודאו שלמשתמשים יש ערוץ אמין לבקש סיוע ולקבל מענה לשאלותיהם.
צרו מאגר מרכזי של משאבים הכולל שאלות נפוצות ומדריכים למשתמש כולל קבצי חפיפת תפקיד.
מנהיגות מובילה
תמיכה וגיבוי מהמנהיגות הארגונית ושימוש באופן פעיל במערכת (בין אם מדובר במנכ״ל או דמות בכירה אחרת בארגון) מעבירות מסר רב עוצמה לשאר עובדי/ות הארגון.
עודדו מנהיגים לשתף סיפורי הצלחה וכיצד Salesforce השפיעה לטובה על עבודתם בפרט וביצועי הארגון ככלל.
תמריצים והכרה
מומלץ לשקול ליישם תוכניות תמריצים כדי לתגמל משתמשים שעוסקים באופן פעיל ב-Salesforce ומנצלים אותם ביעילות. סיילספורס מאפשרת להטמיע לוחות מחוונים מקסימים המודדים שימושיות ואימוץ המשתמשים של המערכת העשויים לאפשר הכרה, תגמול וחגיגת הישגים ואבני דרך הקשורים לאימוץ Salesforce.
משוב משתמשים
צרו לולאת משוב לאיסוף מידע ממשתמשים בנוגע לחוויה שלהם עם Salesforce. השתמשו במשוב זה כדי לבצע שיפורים מתמשכים ולטפל בכל נקודות המהוות מכשול בפני המשתמשים לשיפור המערכת.
שלבו באופן פעיל הצעות משתמשים לשיפורים או תכונות נוספות.
אינטגרציה עם זרימות עבודה יומיות
ודאו ש-Salesforce משולבת בצורה חלקה בזרימות העבודה היומיומית של המשתמשים. ככל שהמערכת משולבת יותר, כך גדל הסיכוי שמשתמשים יאמצו אותה כחלק טבעי מהשגרה שלהם.
מעורבות בקהילת משתמשי Salesforce בעמותות
עודדו משתמשים להשתתף בקהילת Salesforce. קהילה זו מאפשרת לעלות שאלות וקבלת תשובות ע״י מומחי Salesforce לעמותות, השתתפות באירועים, הצטרפות לוובינרים מקוונים וחיבור עם משתמשי Salesforce אחרים כדי לשתף חוויות ותובנות.
על ידי שילוב של אסטרטגיות אלו, תוכלו ליצור תוכנית מקיפה להגברת האימוץ המשתמשים של מערכת Salesforce בארגונכם. זכרו שתקשורת מתמשכת, תמיכה וחווית משתמש חיובית הם המפתח לאימוץ גבוה מתמשך.
בהצלחה!