fbpx

תכנון, מימון ותקצוב פרויקט Salesforce בעמותות

מאיפה מתחילים?

החלטתם שהגיע הזמן לאמץ מערכת מידע חדשה? לשדרג את הממשק הישן של המערכת ל LIGHTING ועל הדרך כבר להוסיף עוד פיצ'רים הכרחיים, בין אם לגיוס תרומות, ניהול תכניות ומדידת IMPACT, שיווק, ניהול מתנדבים ועוד ?

עשיתם סקר שוב, הבנתם מי השחקנים השותפים עם הסמכות מתאימות וניסיון מוכח בפרויקטי Salesforce בעמותות עם ואז הגיעה הצעת מחיר – תדהמה!

הפער בין הרצון העז לעשות סוף סוף שינוי בארגון ולמנף את הנתונים הפזורים באינסוף מקומות (אם בכלל) לבין עלויות ההטמעה/אינטגרציות (חיבור בין סיילספורס למערכות שונות כגון סליקה, כספים וכו') השאירו אתכם מול תסכול לא קטן.

אז מספר טיפים ועצות מניסיון למישהו שהיה בצד שלכם לא מעט שנים ובצד השני כיום:

דרישות ואפיון צרכים

אם מדובר בפרויקט קטן למדיי (לדוגמא רק גיוס תרומות או ניהול דמי חבר) לאחר תהליך אפיון הדרישות הראשוני שלכם (זה בסדר לשטוח את כל הפנטזיות שלכם בשלב זה), דרשו מהגורם המיישם בסוף שלב זה מסמך המתאר את משימות העל והערכת שעות כללית של הפרויקט.

במידה והפרויקט בינוני-גדול תצטרכו להמתין לסיום תהליך כתיבת מסמך אפיון מפורט (שגם הינו חלק מהפרויקט) אשר בסופו תקבלו תמונה הרבה יותר ברורה של כל המשימות הנדרשות (באישור שלכם כמובן) והערכת שעות סופית.

לא משנה מה סדר גודל הפרויקט, לרוב בסוף שלב זה נוצר התסכול הגדול. עלות שעת יישום/ניהול פרויקט למוסמך Salesforce בחבילות לעמותות/השכלה גבוהה נעה בין 280 ל 350 ש"ח לשעה בממוצע (לא כולל מע"מ). תכפילו את המחיר ב 100 שעות לפחות (לפרויקט קטן) והגעתם למספרים שלא קלים לעיכול בעולם העמותות.

טיפ ראשון – בדקו אם הפרויקט TIME MATERIAL כלומר האם תשלמו רק על שעות בפועל של יישום ולא מחיר FIX על כל הפרויקט. ב FIX אתם מהמרים שהשעות שנקבעו מראש אכן הם אלו השעות שהפרויקט יסתכם והסיכויים אפסיים לכאן ולכאן כך שכל צד יכול להפסיד.

חלוקת הפרויקט לשלבים קטנים

לאחר השלב האחרון מומלץ לפרק את הפרויקט למספר שלבים ולוודא שתשלמו רק על כל שלב לאחר שאישרתם את סיומו לעניות דעתכם.

יתרון אחד נובע מהעבודה שאתם לא חייבים לעשות את כל הפרויקט מחר בבוקר. תוכלו להתקדם לאט לאט בשלבים לפי התקציב שיהיה ברשותכם וכולנו יודעים שהעסק בעמותות מאוד נזיל.

החזר השקעה

שוב, חוזר על דברים שכבר כתבתי לגבי ROI ועדיין אני רואה הרבה ארגונים שעושים את הטעות הפטאלית של תעדוף פרויקטים לפי הפנטזיה של המנכ"ל/גייס המשאבים או מישהו חדש בתפקיד שרוצה להוכיח מהפכות בלי לחשוב כיצד עלויות המערכת יחזירו את עצמן וכמה שיותר מהר. וכן, המערכת יודעת לעשות כסף, לשמר תורמים, להרחיב את מעגל התורמים הקיים ואף להגדיל את מס׳ התרומות הן בכסף והן במספרם – הכל עניין של תכנון ואסטרטגיה נכונה!

אני תמיד נזכר באימרה שחבר עצמאי אמר לי פעם, דירה לא מביאה עסק, עסק מביא דירה. משמע, יש המון דברים שאפשר לנהל בסיילספורס אבל חשבו מה יביא לכם כסף כמה שיותר מהר או/ו לפחות יחסוך לכם הרבה כסף בטווח הקצר והארוך ע"י שימוש במערכת.

חריגות תקציב

שימו לב לא לחרוג מהשעות שאישרתם בתחילת התהליך אלא אם כן אתם מגלים דברים שמחייבים מבחינתכם תיקונים ותוספות, אחרת אפשר מהר מאוד להתפזר ולהיכנס להוצאות לא מתוכננות. מניסיון התיאבון גדל משלב לשלב ופה הסכנה הגדולה של חריגות.

בקשו התראה מצד מנהלי הפרויקט על כל התקרבות לחריגה בכל שלב, אבל זה לא מונע ממכם גם אחריות להיות עם יד על הדופק בכדי למנוע אי נעימויות והפתעות מיותרות (ויש כאלו!)

מימון פרויקט סיילספורס

מימון פילנתרופי – תתפלאו, אבל כיום לשמחתי יש לא מעט גופים לרבות קרנות, חברות עסקיות ואף תורמים פרטיים שמבינים את הצורך החשוב לנהל את הידע והתהליכים במערכת מידע.
יתר על כן נושא המדידה והערכה המתבססת על נתונים לרבות ניתוח ה IMPACT של העמותה כבר הינו שיח נפוץ אצל גורמים מממנים. זה לגיטימי כבר להכניס לבקשת המענק (גם ממשרדים ממשלתיים) סעיף תקציבי בו יכלל עלות בניית ואחזקת המערכת ולשמחתי כבר נוכחתי שיש גופים שצבעו רק את הסעיף הזה בלבד שאישרו את הבקשות.

תכנית ה ProBono של סיילספורס – מומלץ לעשות גוגל, אומנם עשרות בודדות של שעות בשנה של מתנדבי חברת Salesforce, אך יכולים לסגור ״פינה״ יפה. 

מתנדבים – היתרון בכל עמותה. שימו לב, שיש לא מעט מיישמים מתחילים שישמחו לסייע. אני בעד ג'וניורים ואף מעסיק לא מעט. עם זאת, התעקשו על מוסמכי NonProfit Cloud או לפחות שיקבלו ליווי ע״י מנהל פרויקט מוסמך בנושא. 

ישיבת הועד הבאה –  אם אתם גופים עם אנשי חזון שמבינים את הצורך בפיתוח הארגון והגידול שלו ניתן להקדיש את ישיבת הועד הבאה או ישיבת התקציב הבאה לבחינת הצורך במערכת ואישור תקציב מתאים אם וכאשר.

תוכן עניינים

שתף מאמר: 

התקדמות

הירשם לניוזלטר החודשי שלנו עם טיפים וטריקים ל-Salesforce

לפגישת ייעוץ חינם

מלאו את הטופס למטה ואנו ניצור עמכם קשר בקרוב.
פרטי קשר
אנו מעוניינים ב (ניתו לסמן יותר מאפשרות אחת)
בחירת אפשרויות נוספות עבור הטמעה/שדרוג מערכת Salesforce
יש קובץ דרישות/ איפיון קודם?

צור קשר

מלאו את הטופס ואנו ניצור עמכם קשר

פרטי קשר
אנו מעוניינים ב (ניתו לסמן יותר מאפשרות אחת)
בחירת אפשרויות נוספות עבור הטמעה/שדרוג מערכת Salesforce
יש קובץ דרישות/ איפיון קודם?