מבוא להטמעת מערכת Salesforce בעמותות
בארגונים רבים קיימת הציפיה שאם יש להם רשיונות של התוכנה אז בפועל "הרולס רויס" כבר חונה בחניה ורק צריך להיכנס ולנהוג. הנחת עבודה שלא תמיד נכונה.
עבור היישומים הסטנדרטים של ניהול אנשי קשר,ארגונים, תרומות וקמפיינים אכן הטמעת המערכת פשוטה ודי מהר ניתן כבר להתחיל לעבוד (מומלץ עם הדרכה טובה 🙂 ) אבל…. ופה האבל הגדול. מרבית הארגונים מעוניינים בהתאמות נרחבות, חיבור למערכות אחרות, אוטומציות, דוחות ולוחות מחוונים, ניהול כפילויות, טפסים דינמיים ועוד העשויות לייקר את תהליך ההטמעה.
זה הזמן לשים את כל הקלפים על השולחן.
טיפים והמלצות – למה נדרשת הטמעה מותאמת של מערכת Salesforce?
תהליך הטמעת המערכת הינו תהליך תהליך הכולל איסוף דרישות הלקוח, אפיון צרכי הארגון, יישום (ולעיתים פיתוח), בדיקות, הדרכות ועוד. כמו כן,
עמותות רבות מתפתות נוכח 10 הרישיונות הראשונים הניתנים חינם לסיילספורס ולא מודעות לתהליך, הזמן ובעיקר המחיר שמתחיל לרוב בעלויות של 10,000$ בקירוב פתרון פשוט ויכול להגיע למאות אלפי דולרים (תתפלאו יש לא מעט ארגונים כאלה בישראל שמבינים מהו ROI).
אה כן, לא לשכוח – המחירים לא כוללים מע"מ!!!!!
תחזוקה – עמותות לצערי גם לא עושות שיקול נכון של תחזוקה לאחר סיום הפרויקט.
קחו בחשבון שגם אם הפרויקט הסתיים בהצלחה, ייתכן שמחר בבוקר או עוד שנה תרצו לנהל שיפור של ניהול תהליך כזה או אחר במערכת (לדוגמא להתחיל למכור מוצרים ולא רק לגייס תרומות), או למדוד משהו חדש. הדברים האלו מצריכים שעות של יישום והשעות הללו לא זולות בהכרח עמותות.
אימוץ המערכת ע"י המשתמשים – כל כך ברור? לא ממש. כמו כל הטמעה טכנולוגית בארגון הדבר מצריך תהליך מאתגר (אך מדהים לעניות דעתי) של אימוץ המערכת ע"י משתמשי הארגון. נוכחתי גם לא פעם לדעת כי לעיתים תהליך הטמעת המערכת מלמד את הארגון כי נדרש שינוי תהליכים ושיטות שלא קשורים לטכנולוגיה בארגון עצמו. |
אין ספק, שללא תכנון נכון ובחירת שותף Salesforce מוסמך ומתאים, תהליך ההטמעה עשוי להיות ארוך, מתיש, יקר שתוצאתם תסכולים ומתחים בין עובדי והנהלת הארגון.
אינטגרציות (ממשק עם מערכות אחרות) – כל ארגון חולם על מערכת אחת בלבד שתנהל את כל התהליכים מקצה לקצה שהארגון אמון עליהם. עם זאת נכון לכתיבת מאמר זה הדרך עוד רחוקה מכך. אם זה מסיבות רגולציה או סיבות אחרות עדיין יש לנו דרך ארוכה בדרך למטרה זו. אינטגרציות נדרשות עם מערכות השיווק שלנו, מערכות הכספים, CALL CENTER, אתרי האינטרנט ודפי הנחיתה שלנו, מערכות UTM * מערכות פנימיות שפותחו לאורך השנים לא בהכרח יסתיימו בפתרון קצר, זול שלא מצריך תחזוקה. (ראה גם פרק אינטגרציות*).
להתחיל בקטן: לא חייבים להתחיל במגה פרויקט. מומלץ לתעדף את כל הדרישות ולהתחיל בהטמעת התהליכים אשר ייצרו החזר גבוה על ההשקעה במערכת (גידול תרומות, חיסכון גדול בזמן וכדו׳) או תהליכים דחופים (מדידת Impact לבקשת בעלי עניין שונים).
היתרון הענקי של המערכת היא שהיא סקלבילית – משמע תמיד אפשר להוסיף, להגדיל, לשפר אם אכן תוכננה כראוי.
מי ״בעל הבית״? אחד הטיפים החשובים להצלחת פרויקט הטמעת מערכת Salesforce הינה מחויבות של מנכ״ל הארגון או מי מטעמו לרתימת כל המשאבים הדרושים לרבות התקציב הנדרש, עמידה בלוחות זמנים, הטמעת ואימוץ המערכת ע״י המשתמשים ועוד.
