האוניברסיטה העברית
האגף לקשרי חוץ באוניברסיטה העברית פועל לחיזוק הקשר עם השותפים והשוחרים בישראל ובחו"ל, על מנת לפתח מערך גיוס משאבים בארץ ובעולם, שייעודו העמדת המשאבים הנדרשים להמשך קידומה ופיתוחה של האוניברסיטה. כמו כן, ייעודו של האגף הינו להוביל ולכוון את פעילות גיוס הכספים ברחבי העולם, להיות שותף למיתוג האוניברסיטה ומיצובה כמוסד פורץ דרך וכמרכז מחקר והוראה המובילה בארץ ומהאוניברסיטאות המובילות בעולם, ובתרומתה לחוסנה של מדינת ישראל.
צוות האגף לקשרי חוץ, בחר בחברת ROI-Clouds להוביל תהליך אנליזה לטובת שיפור תהליכי שיווק וגיוס המשאבים בסיוע מערכת Salesforce כמו גם שיפור מדדי אימוץ המערכת ע״י צוות עובדי האגף.
הצורך
שיפור וייעול מע׳ Salesforce לתמיכה בתהליכים העסקיים השונים באגף לרבות:
- תהליכי שיווק
- תהליכי גיוס ופיתוח משאבים
- מדידת Impact
- טיוב והסבת נתונים
הפתרון שלנו
צוות ROI-Clouds בהובלתו של מנכ״ל הארגון – תומר טבריה ביצע מיפוי וניתוח מקיף ורחב של צרכי האגף. תהליך המיפוי כלל פגישות עבודה עם כל צוותי הדסקים השונים באגף לרבות הנהלת האגף. לאחר מיפוי פערים, חוזקות, חולשות והזדמנויות פוטנציאליות בוצע תהליך אנליזה וייעוץ אסטרטגי בשיתוף הנהלת האגף לצורך הגדרת תכולת השינויים הנדרשים למינוף מערכת Salesforce קיימת לתמיכה בתהליכים השונים.
אלו כללו בין היתר:
מיפוי והגדרת תהליך יעיל של קבלת והקצאת לידים מערוצים מגוונים, תוך תמיכה במשפכי לידים שונים. כך הובטח שאף הזדמנות לתרומה לא תוחמץ תוך ייעול תהליכי השיווק.
בוצעה אופטימיזציה של תהליכי המרת לידים, תוך שימוש באוטומציה של משימות ידניות כדי לזרז את תהליך ההמרה של תורמים פוטנציאליים לתורמים פעילים וחוזרים ביעילות תוך הפחתת זמני התגובה באופן משמעותי.
תהליך האנליזה שילב אוטומציות חכמות כולל התראות למשתמשי המערכת ובעלי עניין שונים כך שהובטח שחברי הצוות הרלוונטיים יקבלו מידע מיידי על הזדמנויות רלוונטיות, פתיחת צווארי בקבוק ו״יד על הדופק״ על ליד או תורם קיים. גישה פרואקטיבית זו תשפר רבות את זמינות הצוות כמו גם תקשורת יעילה עם תורמים ואף את יכולות קבלת ההחלטות שלנו.
הוגדרו שלבים לשיפור יכולות הדיווח של הארגון בסיוע דוחות ולוחות מחוונים חכמים, תוך מתן תובנות בזמן אמת אודות מדדי הביצועים לטובת העצמת הצוותים בנתונים שיתורגמו לדרכי פעולה ויקלו על החלטות אסטרטגיות.
הוגדרו תהליכי מעקב אוטומטיים אחר הזדמנויות תורמים קיימות וחדשות, מה שיבטיח גישה פרואקטיבית למעורבות תורמים. ניטור זה בזמן אמת מאפשר אינטראקציות מותאמות אישית, לחיזוק קשרי תורמים לטובת שימור התורמים, הפיכת תורם חד פעמי לתורם קבוע ונאמן כמו גם זיהוי הזדמנויות להגדלת תרומות.
תרומות ומוצרים סווגו בצורה חכמה לטובת מעקב ודיווח מדויקים. גישה מותאמת זו נועדה לדייק את מאמצי השיווק להשגת יעדי האגף והקצאת משאבים אסטרטגיים מתאימים.
הוחלט על פיתוח מדריכים מקיפים אודות שימוש במערכת ושיטות עבודה מומלצות (Best Practice), לטובת העצמת צוותי האגף תוך רתימת מלוא הפוטנציאל של מערכת Salesforce.
תוצאה
בתום תהליך האפיון נגזרו מסמכי אנליזה והמלצות להמשך יישום ופיתוח באמצעות אופטימיזציה הוליסטית של פלטפורמת Salesforce והפיכתה לנכס דינמי ואסטרטגי לשיפור תהליכי גיוס התורמים באגף. בסיוע מינוף אוטומציות חכמות, התראות פרואקטיביות וקבלת החלטות מונעות נתונים לשיפור היעילות התפעולית, מדדי Impact בהגשמת יעדי ומטרות האגף.
משאבים האוניברסיטה העברית בירושלים
